V súťaži je účastník povinný preukazovať splnenie podmienok tzv. osobného postavenia, ktoré sú vymenované v § 32 ods. 1 zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v zn. n. p. (v texte ako "ZVO"). Účastník môže preukázať splnenie týchto podmienok dvoma spôsobmi:
1. predložením dokumentov, ktoré sú vymenované v § 32 ods. 2 ZVO, alebo
2. zápisom do tzv. zoznamu hospodárskych subjektov (ďalej v texte ako "ZHS") podľa § 152 až § 158 ZVO, ktorý vedie Úrad pre verejné obstarávanie (ďalej v texte ako „ÚVO“).
Subjekt sa do ZHS zapíše tak, že na ÚVO podá žiadosť o zápis do ZHS, ktorej obsah a prílohy sú uvedené v § 153 ZVO. Žiadosť sa podáva na formulári, ktorý sa dá stiahnuť z webstránky ÚVO: https://www.uvo.gov.sk/zaujemcauchadzac/registre-o-hospodarskych-subjektoch-vedene-uradom/formulare-a-ziadosti-62b.html
Správna verzia formuláru sa na odkaze dá nájsť podľa toho, či je subjekt fyzická osoba alebo právnická osoba. Podpisy na žiadosti nie je potrebné úradne osvedčiť. Vo formulári odporúčame zaškrtnúť aj záujem o registráciu na Elektronickej platforme (2. strana formuláru). Je potrebné vyplniť celý formulár a podpísať ho všade tam, kde sa to vyžaduje. Na 5. strane formuláru sú uvedené všetky prílohy, ktoré je potrebné predložiť spolu s formulárom. Líšia sa v závislosti od toho, či žiadosť podáva slovenský alebo zahraničný subjekt.
ÚVO subjekt zapíše do ZHS do 15 dní od doručenia kompletnej žiadosti o zápis. Subjektu zašle potvrdenie o vykonanom zápise.
Ak chce účastník v súťaži návrhov preukázať splnenie podmienok osobného postavenia prostredníctvom zápisu v ZHS, vyhlasovateľovi súťaže predloží potvrdenie o zápise v ZHS, ktorý mu po zapísaní do ZHS poslal ÚVO.
Ak behom doby zapísania v ZHS nastanú u zapísaného subjektu zmeny v zapísaných údajoch, subjekt je povinný oznámiť túto zmenu ÚVO do 30 dní odkedy zmena údajov nastala.
Zápis v ZHS je potrebné obnovovať s periodicitou 3 roky.
Aby nedochádzalo k pomýleniu si ZHS s tzv. jednotným európskym dokumentom (ďalej v texte ako "JED") podľa § 39 ZVO, uvádzame, že JED neslúži na plnohodnotné preukázanie splnenia podmienok osobného postavenia, ale iba na predbežné nahradenie dokumentov skutočne preukazujúcich splnenie týchto podmienok. Napríklad § 121 ods. 5 ZVO dovoľuje vyhlasovateľovi súťaže, aby sa pri začatí súťaže "uspokojil" s predložením JED, ale zároveň ho oprávňuje, aby si od účastníka kedykoľvek počas súťaže vyžiadal plnohodnotné preukázanie splnenia podmienok osobného postavenia jedným zo spôsobov, ktoré sme uviedli vyššie.
Zápis v ZHS nenahrádza zápis v registri partnerov verejného sektora (ďalej v texte ako "RPVS") podľa zákona č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora v zn. n. p. Účelom RPVS je vystaviť verejnej kontrole vlastnícku štruktúru subjektov, ktoré uzatvárajú obchody so štátom a samosprávami. ZHS (ktorý vedie ÚVO) a RPVS (ktorý vedie Ministerstvo spravodlivosti SR) sú dva odlišné registre a každý má iný účel. Zápis v jednom z nich nenahrádza zápis v druhom. Na to, aby sa subjekt mohol zapísať do RPVS, potrebuje vyhľadať služby jedného z týchto subjektov: advokát, notár, banka, audítor alebo daňový poradca.